WhatsApp-Vorlagen fürs Beauty-Studio: 27 Nachrichten zum Kopieren

Kunden per WhatsApp anschreiben: erst die Einwilligung

Per WhatsApp schreibst du nur denen, die es dir vorher erlaubt haben. Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Als elektronische Post gilt nach der EU-Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation jede über ein öffentliches Kommunikationsnetz verschickte Text-, Sprach-, Ton- oder Bildnachricht. Die IHK Frankfurt am Main behandelt Werbung per Messenger wie WhatsApp genauso wie Werbung per E-Mail. Der Bundesgerichtshof hat 2018 entschieden, dass schon eine Zufriedenheitsbefragung per E-Mail Werbung ist (Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17).

Am einfachsten fragst du beim ersten Termin: ein Kästchen in der Kundenkartei, „Ja, ich möchte Nachrichten per WhatsApp bekommen“, mit Datum und Unterschrift. Möchte jemand später keine Nachrichten mehr, vermerkst du das sofort in der Kartei und schreibst nichts mehr.

So nutzt du die Vorlagen in WhatsApp Business

In der WhatsApp Business-App speicherst du jede Vorlage einmal als Schnellantwort und holst sie im Chat mit „/“ wieder hervor. So beschreibt es WhatsApp in der eigenen Hilfe:

1. Tippe im Tab Tools auf Schnellantworten. Findest du den Tab Tools nicht, liegen die Schnellantworten je nach App-Version unter Einstellungen > Unternehmenstools.
2. Tippe auf das Pluszeichen und dann auf Nachricht. Füge die Vorlage ein.
3. Tippe auf Shortcut (je nach Version auch „Kürzel“) und gib ein kurzes Stichwort ein, zum Beispiel „erinnerung“ oder „nachsorgewimpern“.
4. Tippe auf Speichern.
5. Im Chat gibst du „/“ ins Textfeld ein und wählst die Vorlage. Sie erscheint im Eingabefeld, du ersetzt die Platzhalter und sendest.

Du kannst bis zu 50 Schnellantworten speichern. Die Funktion gibt es nur in der WhatsApp Business-App. Im privaten WhatsApp kopierst du die Vorlage einfach von hier: Jede Vorlage hat einen Knopf zum Kopieren.

Drei Dinge, bevor du loslegst:

• Ersetze jeden Platzhalter in eckigen Klammern, bevor du sendest. Eine Nachricht mit „[Name]“ wirkt wie ein Rundschreiben.
• Die Vorlagen duzen. Siezt du deine Kundschaft, passe die Vorlagen einmal an und speichere die Sie-Fassung. Zum Beispiel die Erinnerung: „Guten Tag [Frau oder Herr] [Nachname], kurze Erinnerung an Ihren Termin morgen, [Tag], um [Uhrzeit] Uhr für [Behandlung]. Bleibt es dabei? Viele Grüße, [dein Name]“
• Ändere ein, zwei Wörter, bis es nach dir klingt. Deine Stammkunden kennen deine Art zu schreiben.

Welche WhatsApp-Nachricht schickst du wann?

Jede Nachricht hat ihren Zeitpunkt: die Bestätigung direkt nach der Buchung, die Erinnerung am Vortag, die Nachsorge am Abend nach der Behandlung. Ein Tipp auf den Namen führt dich zu den passenden Vorlagen:

• Bestätigung: direkt nach der Buchung.
• Terminerinnerung: am Vortag.
• Nachsorge: am Abend nach der Behandlung, eine kurze Nachfrage ein paar Tage später.
• Bitte um Google-Bewertung: am Tag nach dem Termin, an alle gleich.
• Wieder fällig: kurz bevor der übliche Abstand um ist.
• Länger nicht da: einmal, wenn der übliche Abstand deutlich überschritten ist.
• Nach deinem Urlaub: an alle, die in der Zeit fällig geworden sind.
• Geburtstag: am Geburtstag, nur ein Glückwunsch.
• Absage durch das Studio: sobald du es weißt, gleich mit Ersatzterminen.
• Warteliste: sobald ein Termin frei wird, zuerst an den ersten Namen auf der Liste.

Terminerinnerung per WhatsApp: Vorlagen für den Vortag

Die Erinnerung schickst du am Vortag, kurz und mit einer Frage, die sich mit „Ja“ beantworten lässt. So merkst du früh, wenn etwas dazwischenkommt, und kannst den Platz noch vergeben.

Hallo [Name], kurze Erinnerung an deinen Termin morgen, [Tag], um [Uhrzeit] Uhr für [Behandlung]. Bleibt es dabei? Falls etwas dazwischenkommt, sag mir bitte kurz Bescheid.

Bis morgen,
[dein Name]

Hallo [Name], ich freu mich auf dich morgen um [Uhrzeit] Uhr. Damit wir gut starten können: [dein Hinweis zur Vorbereitung]. Passt alles bei dir?

Liebe Grüße
[dein Name]

Hallo [Name], morgen um [Uhrzeit] Uhr ist dein erster Termin bei [Studioname]. Adresse: [Adresse]. [Hinweis zu Eingang oder Parken]. Bleibt es dabei?

Bis morgen,
[dein Name]

Bestätigung nach der Buchung

Die Bestätigung schickst du direkt nach der Buchung, mit Tag, Uhrzeit und Behandlung in einer Zeile. So steht alles im Chat, und niemand muss nachfragen.

Hallo [Name], danke für deine Buchung! Dein Termin: [Tag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr, [Behandlung]. Am Vortag schicke ich dir noch eine kurze Erinnerung. Stimmt alles so?

[dein Name]

Hallo [Name], schön, dass du zu uns kommst! Dein Termin: [Tag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr. Plane bitte etwa [Dauer] ein. Adresse: [Adresse]. Stimmt alles so?

Liebe Grüße
[dein Name]

Hallo [Name], erledigt: Dein Termin ist jetzt am [Tag], [Datum], um [Uhrzeit] Uhr. Den alten Termin habe ich ausgetragen. Passt das so?

[dein Name]

Nachsorge nach der Behandlung: Gerüst für deine Pflegehinweise

Die Nachsorge-Nachricht schickst du am Abend nach der Behandlung, mit genau den Pflegehinweisen, die du auch im Studio gibst. Die Vorlagen sind bewusst nur ein Gerüst. An die Stelle [deine Pflegehinweise] gehören deine eigenen Hinweise, passend zu deinen Produkten und deiner Arbeitsweise.

Hallo [Name], schön, dass du heute da warst! Damit du lange Freude an deinen neuen Wimpern hast, hier noch mal meine Pflegehinweise:

[deine Pflegehinweise]

Hast du dazu noch eine Frage?
[dein Name]

Hallo [Name], danke für deinen Besuch heute! Hier sind meine Hinweise für die nächsten Tage nach dem Lash Lift:

[deine Pflegehinweise]

Ist so weit alles klar?
[dein Name]

Hallo [Name], ich hoffe, du fühlst dich nach deiner [Behandlung] wohl. Für die nächsten Tage habe ich dir meine Hinweise aufgeschrieben:

[deine Pflegehinweise]

Hast du dazu noch eine Frage?
[dein Name]

Hallo [Name], danke, dass du heute da warst! Damit deine Nägel lange schön bleiben, hier meine Hinweise:

[deine Pflegehinweise]

Ist so weit alles klar?
[dein Name]

Hallo [Name], deine [Behandlung] ist jetzt ein paar Tage her. Ist alles so, wie du es dir gewünscht hast? Wenn nicht, schaue ich es mir gern noch mal an.

Liebe Grüße
[dein Name]

Wieder fällig: Einladung zum nächsten Termin

Diese Nachricht schickst du kurz bevor der übliche Abstand um ist, den du aus deiner Kartei kennst. Jeder Mensch hat seinen eigenen Rhythmus. Deshalb steht in den Vorlagen kein fester Zeitraum, sondern das Datum des letzten Termins. Mit einem konkreten Terminvorschlag reicht als Antwort ein „Ja“.

Hallo [Name], dein letzter Refill war am [Datum], langsam wird es wieder Zeit. Ich hätte [Tag] um [Uhrzeit] Uhr frei. Passt dir das?

[dein Name]

Hallo [Name], deine Nägel waren am [Datum] dran. Soll ich dir für [Behandlung] wieder einen Termin freihalten? Ich hätte [Tag] um [Uhrzeit] Uhr.

Liebe Grüße
[dein Name]

Hallo [Name], deine letzte [Behandlung] war am [Datum]. Wenn du magst, plane ich dich für die nächste ein. Soll ich dir zwei freie Termine schicken?

[dein Name]

Mehr Rückhol-Nachrichten und woran du merkst, dass jemand still wegbleibt, findest du im Ratgeber Stammkunden zurückholen.

Länger nicht da: freundlich nachfragen

Ist der übliche Abstand deutlich überschritten, schreibst du einmal, freundlich und ohne Vorwurf. Kommt keine Antwort, lässt du es dabei. Mehrmaliges Nachhaken wirkt aufdringlich.

Hallo [Name], ich hab gerade an dich gedacht, dein letzter Besuch ist schon eine Weile her. Ich hoffe, es geht dir gut! Magst du mal wieder vorbeikommen?

Liebe Grüße
[dein Name]

Hallo [Name], lange nichts gehört! Falls gerade einfach viel los ist, ganz verständlich. Ich bin weiter gern für dich da. Soll ich dir ein paar freie Termine schicken?

[dein Name]

Nach dem Urlaub: deinem oder dem deiner Stammkunden

Nach deinem eigenen Urlaub schreibst du zuerst allen, die in der Zeit fällig geworden sind. Nach dem Urlaub von Stammkunden passt eine Nachricht nur, wenn sie dir davon erzählt haben.

Hallo [Name], ich bin aus dem Urlaub zurück und ab [Datum] wieder für dich da. Soll ich dir für [Behandlung] einen der ersten Termine freihalten?

[dein Name]

Hallo [Name], willkommen zurück! Ich hoffe, du hattest eine schöne Zeit. Ich hätte am [Tag] um [Uhrzeit] Uhr Zeit für [Behandlung]. Passt dir das?

Liebe Grüße
[dein Name]

Kunden zum Geburtstag gratulieren, ohne Verkaufsdruck

Zum Geburtstag reicht ein Glückwunsch, ein Rabatt mit Frist ist nicht nötig. Ein Gruß ohne Angebot zeigt, dass du an den Menschen denkst und nicht an den nächsten Termin. Voraussetzung: Du hast das Geburtsdatum in der Kartei und die Einwilligung für Nachrichten per WhatsApp.

Hallo [Name], alles Liebe zum Geburtstag! Ich wünsche dir einen wunderschönen Tag und ein gutes neues Lebensjahr. Danke, dass du zu mir kommst. Hast du heute etwas Schönes vor?

[dein Name]

Hallo [Name], herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag! Bei deinem nächsten Besuch wartet eine Kleinigkeit auf dich, ganz ohne Frist. Feierst du heute schön?

Alles Liebe
[dein Name]

Für Grüße zum Jahresende gibt es eigene Vorlagen: Weihnachtsnachrichten an Stammkunden.

Absage oder Verschiebung durch das Studio

Musst du selbst absagen, entschuldigst du dich kurz, nennst den Grund in einem Halbsatz und bietest gleich Ersatztermine an. Mit zwei konkreten Vorschlägen bleibt nur noch die Wahl.

Hallo [Name], es tut mir sehr leid: Ich muss deinen Termin am [Tag] um [Uhrzeit] Uhr absagen, [kurzer Grund]. Ich kann dir [Ersatztermin 1] oder [Ersatztermin 2] anbieten. Welcher passt dir besser?

[dein Name]

Hallo [Name], leider muss ich unseren Termin heute um [Uhrzeit] Uhr kurzfristig absagen, [kurzer Grund]. Entschuldige bitte. Darf ich dir den nächsten freien Termin zuerst anbieten?

[dein Name]

Hallo [Name], ich müsste deinen Termin am [Tag] etwas verschieben. Ginge auch [neue Uhrzeit] Uhr statt [Uhrzeit] Uhr? Wenn nicht, bleibt es natürlich bei deiner Zeit.

[dein Name]

Warteliste: Termin kurzfristig frei geworden

Ist ein Termin frei geworden, schreibst du zuerst der Person, die am längsten auf der Warteliste steht. Lass etwas Zeit zum Antworten, bevor du die nächste fragst. Schreibst du mehreren gleichzeitig, musst du am Ende jemandem absagen. Und schreib nur Kunden, die dich gebeten haben, ihnen Bescheid zu geben.

Hallo [Name], gerade ist ein Termin frei geworden: [Tag], [Uhrzeit] Uhr. Du hattest gefragt, ob früher etwas frei wird. Möchtest du ihn haben?

[dein Name]

Hallo [Name], der Termin am [Tag] ist inzwischen vergeben, tut mir leid. Du bleibst auf meiner Liste, und ich melde mich beim nächsten freien Platz. Ist das okay für dich?

[dein Name]

Bitte um eine Google-Bewertung

Die Bitte um eine Bewertung geht an alle gleich, am Tag nach dem Termin und ohne Gegenleistung. Google empfiehlt selbst, Kunden an eine Rezension zu erinnern, verbietet aber jeden Anreiz. Wie du den Link zum Bewerten erstellst, steht im Ratgeber Google-Bewertungen fürs Kosmetikstudio.

Hallo [Name], danke für deinen Besuch gestern! Würdest du deine Erfahrung bei Google teilen? Hier ist der Link:
[Link zu deinem Google-Profil]

Natürlich nur, wenn du magst.
[dein Name]

Hallo [Name], eine kleine Bitte: Deine ehrliche Meinung bei Google hilft anderen, die mein Studio noch nicht kennen. Hast du Lust, ein paar Sätze zu schreiben?
[Link zu deinem Google-Profil]

Danke dir!
[dein Name]

Einmal fragen reicht. Wer bewerten möchte, tut es. Wer nicht, soll sich nicht gedrängt fühlen.

Damit die Vorlagen nach dir klingen

Eine Vorlage spart dir Tipparbeit, die persönliche Zeile schreibst du selbst. Ein Satz zum letzten Termin oder zu etwas, das man dir erzählt hat, macht aus der Vorlage deine Nachricht.

• Notier dir nach jedem Termin ein Stichwort in der Kartei, zum Beispiel Urlaub, Hochzeit oder neuer Job.
• Schick eine Nachricht nach der anderen, nicht als Rundschreiben an alle.
• Schreib zu Zeiten, zu denen du selbst gern Nachrichten liest, nicht spätabends.

Was dir die Vorlagen nicht abnehmen, ist das Merken. Geburtstage trägst du am einfachsten als jährlichen Termin in deinen Kalender ein. Mehr Aufwand ist der Überblick, wer wann fällig ist, wer morgen eine Erinnerung bekommt und wer nach dem Termin eine Nachsorge. Auch dafür reichen eine gut geführte Kartei und Erinnerungen im Kalender. Wer das nicht selbst im Kopf behalten will, kann ein System wie Cosvion Rebook nutzen.

Häufige Fragen